Кто проводит инвентаризацию на складе

Почти у каждой организации или индивидуального предпринимателя существует склад, где хранятся товары, изготовленная продукция или материалы для использования в деятельности.

Для того, чтобы четко знать какими ресурсами располагает фирма, необходимо вести учет на складе. Сверка наличия ценностей на складе с информацией из учетной программы называется инвентаризацией.

https://www.youtube.com/watch?v=upload

Допустим, собственник бизнеса заметил, что материалы, которые покупаются для использования в работе, бесследно «теряются» в недрах склада. Для выявления фактов хищения проводится инвентаризация.

Как правило, на складе заведует кладовщик, материально – ответственное лицо. При его увольнении, во избежание недоразумений, необходимо провести инвентаризацию остатков на складе.

Ну и, конечно, в конце года, чтобы сверить все остатки для составления итоговой отчетности, тоже проводится инвентаризация.

Это основные причины, чтобы подсчитать количество ценностей, находящихся на складе.

Сверка количества ценностей на складе и в бухгалтерской программе дело серьезное. Для начала инвентаризации в организации издается приказ по форме ИНВ-22 и создается специальная инвентаризационная комиссия.

Задача такой комиссии – фиксировать все факты инвентаризации.

Руководитель решает, кто входит в состав комиссии. Обычно это не менее 2 человек. В комиссию входит бухгалтер, управленческий работник, другие сотрудники организации. Материально – ответственное лицо склада не может входить в состав комиссии, поскольку его деятельность проверяется посредством инвентаризации.

Обязательно выбирается председатель инвентаризационной комиссии. Обычно им становится либо сам руководитель, либо представитель управления.

Создание документа инвентаризации

В документе следует заполнить следующие поля:

  • Номер. Его можно установить самостоятельно или оставить поле пустым, тогда оно заполнится автоматически.
  • Дата. По умолчанию проставляется текущая дата и время, но можно выбрать и другую.
  • Организация выбирается из выпадающего меню. Есть возможность редактирования юридического лица.
  • Склад выбирается из выпадающего меню. Есть возможность добавления нового склада.
  • Добавить позицию. Для заполнения этого поля нужно начать вписывать наименование товара, код, штрихкод или артикул и выбрать его в выпадающем меню.

В документе инвентаризации предусмотрены возможности фильтрации, поиска, а также сортировки позиций.

Кнопка Фильтр и окно поиска находятся над списком позиций.

Предлагаем ознакомиться  Развод в судебном порядке - Расторжение брака между супругами: все про семейный развод

Разнообразие видов инвентаризации на складе

Инвентаризация бывает разная. Рассмотрим кратко какие виды инвентаризации бывают.

  1. Плановая. Как правило, о такой инвентаризации работников предупреждают заранее. К такой инвентаризации готовятся заранее.
  2. Внеплановая. Такая сверка наличия ценностей проводится, обычно, по какой – то серьезной причине. Например, если замечен факт воровства.
  3. Инвентаризация может проводиться по решению собственника бизнеса, когда владелец хочет убедиться, что учет ведется правильно и каждая вещь на своем месте.
  4. Обязательная инвентаризация проводится раз в год, перед составлением годового отчета, если происходит смена материально – ответственного лица, выявлены факты воровства или случилось чрезвычайная ситуация.
  5. В зависимости от объема проверки выделяют сплошную, выборочную и целевую инвентаризацию.
Инвентаризация на складе документы ★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа)
куплено {amp}gt; 8000 книг

Если обнаружены излишки или недостача товара

После того, как документ инвентаризации составлен, проводится проверка фактического количества товаров на складе. Данные этой проверки вносятся в колонку Фактический остаток. Чтобы это сделать, нужно нажать на наименование товара и внести данные в соответствующее поле. Расхождение между расчетными и фактическими остатками отражается в колонке Разница, а соответствующее расхождение в пересчете на деньги – в графе Избыток/Недостача (соответственно, положительная или отрицательная величина).

Внесение изменений в систему учета

Документ Инвентаризации не корректирует остатки товаров.

  • В случае если расчетный остаток превышает фактический, требуется осуществить списание недостающих товаров (функция Создать списание кнопки Создать документ). При этом создается документ Списание, который в дальнейшем будет доступен в разделе Списания меню Товары.

При нажатии на позицию в этом документе можно отредактировать ее, в том числе указать причину списания.

  • Если фактический остаток превышает расчетный, требуется оприходовать излишки (функция Создать оприходование кнопки Создать документ). При этом будет создан документ Оприходование, который в дальнейшем будет доступен в разделе Оприходования меню Товары.

Заполнение и редактирование документа Оприходование аналогичны описанным для документа Списание. С той лишь разницей, что для документа Оприходование цену можно установить только по прайс-листу и типу.

Предлагаем ознакомиться  Информация для тех, кто хочет уехать жить в Японию

Этапы проведения инвентаризации

Обычно инвентаризация проводится в несколько этапов.

  • Прежде чем начать процедуру инвентаризации, необходимо подготовиться. Подготовка заключается в издании приказа по форме ИНВ-22.
  • Когда приказ издан, комиссия собрана и распечатаны сличительные ведомости, можно приступать собственно к подсчету ценностей на складе. Поскольку в инвентаризационной комиссии всегда несколько человек, для удобства можно делать так: один работник ведет подсчет, второй перепроверяет, а третий, например, заносит информацию в базу. Если на складе используется сканер, то один работник может сканировать каждую единицу товара, а второй уже вручную проверяет выявленные несоответствия.

И, конечно, в период проведения инвентаризации материалы или товары не должны перемещаться, поступать или списываться со склада. Но что делать, если все – таки возникла необходимость оприходовать товар?

       Товар, поступивший на склад во время инвентаризации, приходуется по описи ИНВ-3.

И обратная ситуация: если товар нужно отгрузить, получают           письменное согласие руководителя и главного бухгалтера. Такое списание оформляется формой ИНВ-2, ИНВ-4.

  • Сличительные ведомости, распечатанные бухгалтерским работником, помогают при анализе полученной информации. После того, как все ценности подсчитаны, начинается процесс сравнения результатов, полученных в процессе инвентаризации и данными из программы учета.
  • После сверки фактически полученных данных со склада и данных в системе учета, делается вывод о результатах инвентаризации. Составляется акт по форме ИНВ-26.

Итоги проведения инвентаризации склада

В результате инвентаризации может быть выявлен излишек или недостаток.

Излишки на складе выявляются намного реже, чем недостатки. Обычно в излишках числится ранее неучтенный или неправильно учтенный товар. Это говорит о недобросовестной работе сотрудников склада. При выявлении излишков они относятся к прочим доходам организации.

Недостачи на складе встречаются чаще всего. Недостача может появиться в результате нерадивости работника склада, воровства, порчи имущества и множества других причин. Если выявлена недостача можно еще раз создать комиссию и проверить именно эту часть склада для перепроверки результатов. При подтверждении факта недостачи ответственность за нее несет материально – ответственное лицо склада.

Предлагаем ознакомиться  Как покупать новостройку у Застройщика, документы для покупки квартиры в новостройке

Стоит отметить, что при сверке фактически полученных данных с учетными, допустимо расхождение между показателями в размере 2%. Отклонение от этого значения в любую сторону негативно характеризует работу складского работника.

Кроме того,  при проведении инвентаризации необходимо учитывать нормы естественной убыли по тому или ином виду товаров.

Отразим в таблице основные документы, оформляемые в процессе инвентаризации.

Форма документа Когда составляется
Приказ ИНВ-22 Перед началом ревизии склада
Инвентарная опись, в т.ч. когда товар приходуется во время инвентаризации ИНВ-3
Сличительная ведомость ИНВ-19
Отгрузка товара во время инвентаризации ИНВ-2, ИНВ-4
Итоги инвентаризации ИНВ-26
Списание порчи, боя ТОРГ-15
Списание продукции при недостаче ТОРГ-16

У индивидуального предпринимателя магазин. В штате только продавец и бухгалтер. Кого назначить в инвентаризационную комиссию?

Поскольку продавец является материально – ответственным лицом, то он не может входить в состав комиссии. Комиссия в данном случае будет состоять из самого предпринимателя и бухгалтера. Законодатель рекомендует включать в состав комиссии не менее 2 человек, однако, этот вопрос строго не регламентирует.

При проведении инвентаризации не присутствовал кладовщик, который является материально – ответственным лицом. Будут ли результаты инвентаризации действительными?

Материально – ответственное лицо в обязательном порядке присутствует при инвентаризации, поскольку проверяется его работа. При отсутствии такого лица при ревизии склада, результаты инвентаризации не могут быть признаны действительными.

Инвентаризация на складе документыhttps://www.youtube.com/watch?v=ytpolicyandsafetyen-GB

Инвентаризация – самый эффективный способ проверки сохранности материальных ценностей организации. Она позволяет выявить все недочеты и ошибки в работе сотрудников склада, контролировать движение материальных ценностей, дает достоверную картину об обеспеченности предприятия оборотными средствами. Кроме того, проведение инвентаризации является серьезным дисциплинирующим моментом, который не позволяет складским работникам хитрить и халатно относиться к своим обязанностям.