Основания для уничтожения документов

Компании вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности (ч. 2 ст. 13 Закона об архивном деле), руководствуясь при организации и обеспечении работы своего архива упомянутыми выше Правилами (положение о работе архива организации будет являться приложением к учетной политике).

В Законе о бухучете минимальный срок хранения обозначен как «не менее пяти лет после отчетного периода», но с оговорками на сроки хранения документов, предусмотренные правилами организации государственного архивного дела. В соответствии с разъяснениями Минфина России (письма Минфина России от 22.07.

https://www.youtube.com/watch?v=ytdev

Процедура уничтожения документов, не составляющих архивный фонд организации, ни в законах, ни в иных нормативно-правовых актах не урегулирована. Поэтому организация вправе сама разработать и утвердить порядок уничтожения документов.

При самостоятельной разработке такого регламента можно ориентироваться на порядок, определенный Правилами. Несмотря на то что Правила распространяются на государственные учреждения и на организации, обязанные обеспечивать сохранность документов Архивного фонда РФ, автор полагает, что предусмотренный ими порядок и предложенные формы документов могут быть полезны для всех остальных организаций.

Так, в Правилах указано, что документы, предназначенные для постоянного хранения, должны содержаться в архиве, который может быть самостоятельным структурным подразделением организации или быть подразделением в составе службы документационного обеспечения управления (делопроизводства) (п. 1.1.2 Правил).

Что делать с документами при ликвидации организации

Дела временного хранения со сроками хранения до 10 лет передаче в архив организации, как правило, не подлежат. Они находятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению (пп. 2.4.5, 3.3.2 Правил). Порядок хранения бухгалтерских документов в организации также изложен в разделе 6 Положения, которым определены особенности хранения отдельных видов документов.

Следует отметить, что сроки хранения документов урегулированы рядом законодательных и нормативных актов и для одной и той же категории документов они могут быть разными, при этом одни и те же документы могут быть предназначены и для целей налогообложения, и для бухгалтерского учета. В таких случаях безопаснее руководствоваться тем документом, где установлен более длительный срок хранения.

Исчисление сроков хранения документов производят с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства (абз. 3 п. 1.4 Перечня). Сроки хранения документов, относящихся к бухгалтерскому учету и отчетности, приведены в подразделе 4.1 раздела 4 «Учет и отчетность» Перечня.

Передача документов ликвидированного ООО на хранение: ответственность

Марина Пивоварова, эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ, аудитор

Документы после ликвидации ООО нужно хранить в соответствии со сроками, установленными Приказом Минкультуры России от  25.08.2010 № 558 (его юрисдикция распространяется и на частные организации) и иными нормативными актами, такими как, например:

  • Закон «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ;
  • Постановление Правительства РФ № 1137, устанавливающее порядок использования различных документов для плательщиков НДС.

Что делать с документами при ликвидации организации

При этом не имеет значения то, работает ли ООО или ликвидируется, с точки зрения возникновения у фирмы обязанности исполнять предписания указанных норм права.

Сроки хранения устанавливаются законом для конкретных категорий документов, которые задействуются в хозяйственной деятельности. К основным категориям документов можно отнести:

  1. Документы по личному составу.
Предлагаем ознакомиться  Может ли человек отказаться от наследства

Среди них:

  • до 75 лет хранятся личные дела сотрудников, договоры с ними, их персональные карточки;
  • до 45 лет — аттестационные документы.
  1. Документы по кадровой отчетности.

https://www.youtube.com/watch?v=ytcreators

До 5 лет должны храниться:

  • табели для фиксации рабочего времени;
  • расчеты о премировании сотрудников;
  • документы, связанные с судебными спорами.
  1. Первичные документы и бухгалтерская отчетность.

В течение 5 лет должны храниться:

  • регистры учета;
  • отчеты о прибылях и убытках, баланс;
  • кассовые отчеты.
  1. Документы налогового учета.

До 4 лет подлежат хранению:

  • книги учета по продажам, покупкам;
  • счета-фактуры.

Безусловно, это не исчерпывающий перечень категорий документов, которые могут применяться в деятельности ООО. Но указанные категории можно отнести к ключевым, тем, которые заслуживают приоритетного рассмотрения, как при текущей работе фирмы, так и при ее ликвидации.

В отношении руководства фирмы или ликвидационной комиссии, нарушившей предписания законодательства об организации хранения документов ликвидируемого ООО, могут быть применены санкции в виде:

  1. Штрафа в 300-500 рублей, который выписывается на ответственное должностное лицо организации.

Основание: положения статьи 13.20 КоАП РФ.

Рассматриваемая санкция, как правило, применяется при не слишком серьезных нарушениях — таких как ошибки в комплектовании или в ведении учета архивных документов.

  1.  Штрафа в размере:
  • 2500 — 5000 рублей (накладывается на должностное лицо);
  • 200 000 — 300 000 рублей (накладывается на юридическое лицо — в данном случае, ликвидируемую организацию).

Основание: статья 13.25 КоАП РФ.

Санкция, о которой идет речь, применяется в отношении:

  • ООО в статусе участника рынка ценных бумаг при невыполнении обязанностей, связанных с обеспечением хранения ценных бумаг и иных документов, которые применяются в ходе различных финансовых правоотношений;
  • любого ООО, нарушившего предписания статьи 50 Закона «Об ООО» № 14-ФЗ, в которой устанавливаются требования по обеспечению хранения определенных типов документов.
  1. Санкций по ст. 325 УК РФ в виде:
  • штрафа в величине до 200 000 рублей (либо в размере дохода виновного лица за 1,5 года);
  • назначаемых исходя из серьезности правонарушения обязательных, исправительных, принудительных работ, ареста, лишения свободы (на сроки, определяемые в соответствии с УК РФ).

Указанные санкции применяются именно в тех случаях, когда обязанности по передаче документов в компетентные структуры выполняет ликвидационная комиссия — то есть, при банкротстве организации. Действия комиссии могут быть, таким образом, квалифицированы как намеренное сокрытие документов (или же их уничтожение — если оно имело место).

Независимо от того, какие документы с истекшим сроком хранения, подлежат уничтожению, алгоритм действий компании будет единым.

Шаг 1. Определяемся с перечнем документов, по которым истек срок хранения.

На этом этапе производится отбор документов и дел за соответствующий период, срок хранения которых истек и которые подлежат уничтожению.

Шаг 2. Приказом руководителя компании создается экспертная комиссия (состав комиссии: председатель, члены комиссии).

УТВЕРЖДАЮ:
Директор
______Одуванчиков П.П.
18 января 2017 г.

Акционерное общество «Лютик»
АКТ
о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

Экспертная комиссия, назначенная приказом директора №4223 от 31.12.2016 г., в составе:

Предлагаем ознакомиться  Прием на работу по договору гражданско-правового характера (ГПХ)

Незабудкин П.П. – финансовый директор – председатель комиссии;
Медуницына Л.Н. – заместитель главного бухгалтера – член комиссии;
Ромашкина М.Н. – старший бухгалтер – член комиссии.

составила настоящий акт о том, что по результатам проведенной экспертизы документов, законченных делопроизводством, выявлены следующие документы, подлежащие уничтожению:
-товарные накладные за периоды с января по декабрь …г.
-счета-фактуры за периоды с января по декабрь …г.
………
………

Подписи:
Незабудкин
Медуницына
Ромашкина

Шаг 4. Документы, предназначенные для уничтожения, передаются на переработку (утилизацию) с оформлением приемо-сдаточной накладной. В накладной указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.

Компания может самостоятельно (без привлечения сторонней организации) уничтожить документы, например, с помощью шредера (офисного измельчителя бумаги).

https://www.youtube.com/watch?v=ytpress

Шаг 5. Составляется акт об уничтожении документов, который должен утвердить руководитель компании.

Основные сроки хранения документации предприятий (различных форм собственности) указаны в приказе Министерства культуры № 558 от 25.08.2010. Перечислить все его позиции невозможно, так как их больше 1000. В частности, в отношении хранения документов установлены такие сроки:

  • коллективные договоры, информационные материалы по забастовочному движению, предложения по улучшению техники безопасности хранятся постоянно;

  • путевые листы, договоры по автострахованию, отчеты об остатках и поступлении товаров, таможенные декларации хранятся 5 лет;

  • документы соискателей, не принятых на работу в организацию (рекомендации, автобиографии и т.д.), письма о переводе сотрудников хранятся 3 года.

Сколько должен сохраняться конкретный документ, на основе вышеуказанного Приказа Минкульта, определяет специалист. Что касается документов по личному составу (штатных расписаний, личных карточек сотрудников, приказов об увольнении и приеме на работу, т.д.), период их хранения установлен законом об архивном деле № 125-ФЗ – ст. 22.1. Он зависит от времени составления данной документации:

  • если до 2003 года – срок хранения 75 лет;

  • если позже – срок хранения 50 лет.

Сколько нужно хранить документы после ликвидации ООО

В законе о бухучете (ФЗ № 402 от 06.12.2011, 29-я статья) указан срок хранения различных бухгалтерских документов. Он составляет не менее пяти лет – либо с отчетного года, либо с года, когда ими воспользовались для составления финансовой отчетности последний раз.

Порядок уничтожения документов

Перед уничтожением документов следует провести их экспертизу. Для этого в организации приказом руководителя создают комиссию из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек.

По результатам экспертизы ценности документов составляют описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (п. 2.4.1 Правил). Указанные описи и акты (приложения 1-4 к п. 2.4.1 Правил) рассматривает на заседании экспертная комиссия, и после их одобрения данной комиссией утверждает руководитель (п. 2.4.4 Правил).

Дела, подлежащие уничтожению, передают на переработку (утилизацию) (п. 2.4.7 Правил). Перед сдачей папки с документами для удобства упаковывают. Передачу дел оформляют приемо-сдаточной накладной, в которой указывают дату передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Погрузку и вывоз на утилизацию осуществляют под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива.

Таким образом, в 2017 году организация может готовить к уничтожению документы, законченные делопроизводством, у которых истекли сроки хранения. Например, в отношении документов, минимальный срок хранения которых составляет пять лет, это будут документы, датированные не позднее 2011 годом.

Предлагаем ознакомиться  Увольнение сотрудника по собственному желанию на испытательном сроке

Сроки хранения документов после ликвидации ООО

Среди них:

  1.  Штрафа в размере:

г. Москва

31 декабря 2016 г.

Акционерное общество «Лютик»
ПРИКАЗ №4223

Об утверждении состава комиссии для уничтожения
первичных учетных документов АО «Лютик»

В целях проведения экспертизы ценности документов, законченных делопроизводством, руководствуясь Инструкцией №125, утвержденной приказом АО «Лютик» от 725 от 08.04.2013 г.

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Создать экспертную комиссию в следующем составе:
Незабудкин П.П. – финансовый директор – председатель комиссии;
Медуницына Л.Н. – заместитель главного бухгалтера – член комиссии;
Ромашкина М.Н. – старший бухгалтер – член комиссии.

2. Провести экспертизу документов, законченных делопроизводством, находящихся в архиве АО «Лютик» в срок до 17 января 2017 г.

3. Составить и представить на утверждение акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, в срок до 19 января 2017 г.

4. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Директор

П.П. Одуванчиков

Главный бухгалтер

В.И. Ландышева

Шаг 3. Составляется акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Акт о выделении к уничтожению документов составляется в 2 экземплярах, подписывается председателем и членами экспертной комиссии и утверждается руководителем компании.

УТВЕРЖДАЮ:
Директор
______Одуванчиков П.П.
20 января 2017 г.

Акционерное общество «Лютик»
АКТ
Об уничтожении документов, срок хранения которых истек

Экспертная комиссия, назначенная приказом директора №4223 от 31.12.2016 г., в составе:

Незабудкин П.П. – финансовый директор – председатель комиссии;
Медуницына Л.Н. – заместитель главного бухгалтера – член комиссии;
Ромашкина М.Н. – старший бухгалтер – член комиссии.

составила настоящий акт о том, что по согласно акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, были уничтожены документы, срок хранения которых истек.

В присутствии членов экспертной комиссии указанные документы были переданы как макулатура в ООО «Цветочек». На передачу документов оформлена накладная от 23.01.2017 г. №1250.

Подписи:
Незабудкин
Медуницына
Ромашкина

БУХГАЛТЕРСКИЕ УСЛУГИ

Документальное оформление уничтожения документов

Документальное оформление уничтожения документов производится в определенной последовательности.

Издание приказа о создании экспертной комиссии, которая осуществляет экспертизу ценности документов, образовавшихся в деятельности общества.

Формирование по итогам работы комиссии описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, а также составление акта (акт может быть составлен в произвольной форме, за основу которой взята примерная форма акта, содержащаяся в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв.

Рассмотрение и утверждение экспертной комиссией описей и акта (которые затем утверждает руководитель организации).

https://www.youtube.com/watch?v=https:accounts.google.comServiceLogin

Передача документов на утилизацию по накладной.

5Фиксирование факта передачи документов в утиль или их физическое уничтожение отдельным актом экспертной комиссии.

https://www.youtube.com/watch?v=ytcopyright

Способ уничтожения документов организация определяет самостоятельно (химическое уничтожение, сжигание, измельчение (шредирование)).