Как грамотно обнулить подотчет директора?

Подотчет директора, как и любого другого подотчетного сотрудника, можно в любом объеме списывать на уменьшение налога на прибыль (относить на расходы по УСН) и при этом не платить с него НДФЛ и/или взносы в бюджет. Но такое возможно при условии, что выданный подотчет тратится только на нужды фирмы, а бухгалтерия своевременно получает документы, подтверждающие целевое использование подотчетных сумм (кассовые и товарные чеки, накладные и т. п.).

Предположим, что по Дт 71 на конец очередного месяца накопилась сумма, выданная директору под отчет, в размере 700 000 руб. Оправдательные документы и авансовые отчеты под эту сумму отсутствуют и их появление маловероятно.

https://www.youtube.com/watch?v=https:accounts.google.comServiceLogin

Если действовать по правилам НК РФ, то эта сумма должна быть учтена как доход директора с уплатой по ней следующих налогов и взносов:

  • НДФЛ — 91 000 руб. (700 000 × 13%);
  • страховые взносы — 211 400 руб. (700 000 × [22% 5,1% 2,9% 0,2%]).

Итого в бюджет с полученного директором дохода придется заплатить 302 400 руб.

К уменьшению по налогу на прибыль можно поставить сумму в 911 400 руб. (700 000 211 400). Значит, налога на прибыль к уплате будет меньше на 182 280 руб. (911 400 × 20%).

В целом с подотчетной суммы в 700 000 руб. вы заплатите налогов и сборов на сумму 120 120 руб. (302 400 – 182 280). А если у организации нет прибыли, то придется все 302 400 руб.

Рассмотрим теперь, сколько же налогов надо будет заплатить, если применить иные способы обнуления подотчета.

Поступление выручки на расчетный счет посредством инкассации

Денежные средства на расчетный счет компании могут поступить одним из предусмотренных способов, среди которых выделяют следующие:

  • перечисление с расчетного счета другой организацией или ИП;
  • наличными из кассы иной организации или ИП;
  • через терминал от других компаний и физлиц;
  • посредством банковских карт;
  • из бюджета и внебюджетных фондов.

Денежные средства на расчетный счет может сдавать работник компании или инкассатор. Независимо от того, каким способов денежные средства поступают в банк, данная операция будет выглядеть следующим образом:

  1. В первую очередь оформляется кассовый ордер.
  2. В кассовой книге компании делается соответствующая запись.
  3. После этого заполняется объявление на взнос наличными.

Если выручку на расчетный счет вносит инкассатор, то:

  1. Кассир складывает деньги в специальную сумку инкассатора.
  2. Составляются следующие документы: препроводительная ведомость, накладная к сумке и квитанция к сумке.
  3. Опломбированная сумма с деньгами передается инкассатору.
  4. Кассир банка сверяет сумму, переданную ему, с той, что указана в объявлении на взнос наличными и выдает квитанцию, подтверждающую внесение денежных средств на расчетный счет.
Предлагаем ознакомиться  Выкуп земельного участка у администрации по кадастровой стоимости
Хозяйственная операция Д К
Реализация продукции (услуг, работ) 62 90.1
Поступление оплаты в кассу компании 50 62
Выдача денежных средств инкассаторам 57 50
Сдача наличных инкассатором в банк 51 57

Способ 1. Начисление дивидендов

Кто может применять: организации, у которых по итогам отчетного периода есть прибыль.

Операция

Дт

Кт

Сумма, руб.

Возврат подотчета (фиктивный)

50, 51

71

700 000

Начисление дивидендов

84

75

700 000

Выделение НДФЛ с дивидендов

75

68

91 000

= 700 000 × 13%

Выплата дивидендов (фиктивная)

75

50, 51

609 000

= 700 000 – 91 000

Уплата НДФЛ

68

51

91 000

Сумма налогов и взносов к уплате: 91 000 руб. (НДФЛ). Страховые взносы уплачивать не нужно (письмо ФСС от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985). На уменьшение налога на прибыль дивиденды поставить нельзя (п. 1 ст. 270 НК РФ).

ВАЖНО! Выплачивать дивиденды наличными могут только ООО и только из сумм, которые не являются выручкой от реализации товаров, услуг (п. 2 указания Банка России «Об осуществлении наличных расчетов» от 07.10.2013 № 3073-У). Например, из возвращенных подотчетных сумм. В АО выплата дивидендов должна производиться строго в безналичной форме (п. 8 ст. 42 закона «Об АО» от 26.12.1995 № 208-ФЗ).

Совет: при начислении и выплате дивидендов не забывайте про сроки.

О подробностях читайте в статье «Какие сроки выплаты дивидендов в 2015 году?».

Поступила выручка на расчетный счет – проводки

Хозяйственная операция Д К
Реализация продукции 62 90.1 «Выручка»
Начисление НДС 90.3 68
Поступление оплаты на расчетный счет компании 51 (52) 62

Способ 2. Начисление компенсации за использование имущества директора

Кто может применять: ограничений нет.

Операция

Дт

Кт

Сумма, руб.

Возврат подотчета (фиктивный)

50, 51

71

700 000

Начисление компенсации

20, 26, 44

73

700 000

Уплата компенсации (фиктивная)

73

50, 51

700 000

Сумма налогов и взносов к уплате: 0,00 руб. НДФЛ и страховые взносы уплачивать не нужно. Но только при условии достаточного документального обоснования выплаты компенсации за имущество (ст. 188 ТК РФ, п. 3 ст. 217 НК РФ). На уменьшение налога на прибыль траты на компенсацию за использование личного транспорта можно отнести только в размере от 600 до 1 500 руб. в месяц (постановление Правительства РФ «Об установлении норм расходов на компенсацию за использование личного транспорта» от 08.02.2002 № 92).

Совет: размеры компенсации должны быть реальными, т. е. соразмерными с рыночными. При оформлении документов следите за тем, чтобы в них отсутствовало слово «аренда». С доходов, полученных директором от аренды имущества, придется платить НДФЛ.

Поступление наличных на расчетный счет

Хозяйственная операция Д К
Реализации продукции 62 90.1 «Выручка»
Начисление НДС 90.3 68
Поступление оплаты за продукцию (работы, услуги) в кассу компании 50 62
Сдача наличных в банк 51 50

50 счет «Касса» используется для отражения информации о наличии денежных средств в кассах компании и их движении. Если по закону компания не освобождена от ведения ККТ, то в случае проведения расчетов наличными, она должна применять онлайн-кассу (закон 54-ФЗ), которая должна быть поставлена на учет в ФНС.

Предлагаем ознакомиться  Помощь учредителя фирме: какой вариант выбрать и как правильно оформить
Действует лимит в 100 000 рублей Не действует лимит в 100 000 рублей
Если расчеты происходят между юрлицами

Если расчеты осуществляются между юрлицами и ИП

Если расчеты осуществляются между ИП

Если расчеты осуществляются между ИП

Если расчеты осуществляются между ИП и физлицом

Если расчеты осуществляются между юрлицом и физлицом

https://www.youtube.com/watch?v=ytadvertise

При заключении сделки в иностранной валюте, ее сумма по курсу ЦБ РФ на дату расчета не должна превышать 100 тыс. рублей. Исключениями являются случаи, при которых допускается расчет наличными между юрлицами (и/или предпринимателями) свыше установленного ограничения:

  1. Несколько договоров, даже если они заключены в один день, вместе могут превышать указанный лимит, однако, каждый в отдельности взятый договор превышать лимит не должен.
  2. По договору с большей суммой можно проводить оплату, но при этом наличными должно быть оплачено не более 100 тыс. рублей, а остальные средства должны быть перечислены по безналу.
  3. На свои нужды предприниматель может брать деньги из кассы в любом количестве без соблюдения лимитов. Причем отдельным договором это не оформляется, а исключительно расходным кассовым ордером.

Способ 3. Начисление материальной помощи

Кто может применять: ограничений нет, но этот способ подойдет лишь при списании маленьких сумм подотчета — до 4 000 руб. за 1 год. Далее покажем на цифрах почему.

Операция

Дт

Кт

Сумма, руб.

Возврат подотчета (фиктивный)

50, 51

71

700 000

Начисление материальной помощи

84, 96

73

700 000

Выделение НДФЛ из суммы матпомощи

73

68

90 480

= (700 000 – 4 000) × 13%

Выплата материальной помощи (фиктивная)

73

50, 51

609 520

Начисление страховых взносов

20, 26, 44

69

210 192

= (700 000 – 4 000) × 30,2%

Уплата НДФЛ и взносов

68, 69

51

300 672

= 90 480 210 192

Сумма налогов и взносов к уплате: 300 672 руб. (НДФЛ, взносы). Не облагается НДФЛ и взносами только материальная помощь в размере до 4 000 руб., выданная в пределах 1 года. На уменьшение налога на прибыль выплаченную матпомощь ставить нельзя (п. 23 ст. 270 НК РФ).

Поступление выручки через терминал или карту

Когда выручка на счет поступает через терминал или банковскую карты, то компании задействуют счет57 «Переводы в пути». Данный счет позволяет обобщать информацию о движении средств в пути, то есть тех, что пока не зачислены на расчетный счет организации.

Хозяйственная операция Д К
Реализация продукции (услуги, работы) 62 90.1 «Выручка»
Начисление НДС 90.3 68
Оплата за продукцию (услугу, работу) через терминал, либо банковской картой 57 62
Зачисление выручки на расчетный счет 51 57
Учет банковской комиссии 91 57

Учет банковской компании происходит на 91 счете, который носит название «Прочие доходы и расходы». Он предназначен для обобщения данных о прочих доходах и расходах компании за исключением чрезвычайных.

Способ 4. Договор займа

Операция

Дт

Кт

Сумма, руб.

Возврат подотчета (фиктивный)

50, 51

71

700 000

Выдача займа (фиктивная)

73

50, 51

700 000

Ежемесячный НДФЛ по доходам директора в виде материальной выгоды от экономии на процентах (подп. 1 п. 1 ст. 212 НК РФ, письмо Минфина от 27.06.2016 № 03-04-06/37295)

73

68

1 342,46

= (700 000 × 2/3 × 10% [ставка рефинансирования]) / 365 × 30 (количество дней в месяце) × 35% (ставка НДФЛ)

Уплата НДФЛ за месяц

68

51

1 342,46

Предлагаем ознакомиться  Вновь открытая организация когда принять директора на работу

Сумма налогов и взносов к уплате: 1 342,46 руб. в месяц или 16 333,33 руб. в год (700 000 × 2/3 × 10% × 35%). Взносы с материальной выгоды не уплачиваются.

Совет: злоупотреблять этим способом не надо, так как выданный заём тоже нужно будет когда-то возвращать. Возможен и такой вариант: списать сумму предоставленного займа на расходы фирмы после истечения срока исковой давности. Но здесь есть свои нюансы.

О подробностях читайте в статье «Порядок списания договора займа (нюансы)».

Способ 5. Личные расходы директора

Операция

Дт

Кт

Сумма, руб.

Отражение расходов на основании авансового отчета

10, 20, 26, 41, 44, 91

71

700 000

Сумма налогов и взносов к уплате: 0,00 руб. Некоторые личные расходы директора вполне подойдут на роль расходов по основной деятельности фирмы. А значит, их можно поставить на уменьшение налога на прибыль.

Совет: тщательно соотносите произведенные траты с деятельностью организации. Например, чек из ветеринарной клиники не совсем подойдет для фирмы, занимающейся строительством домов.

Поступление валютной выручки на расчетный счет

Как уже отмечалось выше, наличие иностранной валюты на валютных счетах и ее движение по счету отражается на счете 52 «Валютные счета». Валютная выручка может быть получена одним из следующих способов:

  • путем ее приобретения в банке;
  • в случае продажи товаров (оказании услуг, выполнении работ).

Покупка иностранной валюты происходит с одновременным оформлением расчетного документа. На бланке данного документа указывается необходимые сведения и код валютной операции. Если дата поступления выручки в иностранной валюте на расчетный счет не будет совпадать с выдачей расчетного документа, то это должно отражаться на 57 счете «Переводы в пути».

Итоги

При обнулении крупных подотчетов директора не следует применять какой-то 1 способ и списывать всю сумму за 1 день. Избегайте ситуаций, когда на расчетный счет фирмы или в ее кассу возвращается полная сумма выданного ранее подотчета. Особенно если она была выдана в крупных размерах и на вполне достижимые цели.

Оптимальный вариант обнуления подотчета — равномерно на протяжении нескольких месяцев (возможно и лет) списывать подотчет всеми предложенными выше способами.

Заключение

https://www.youtube.com/watch?v=ytabout

Поступление выручки на расчетный счет организации или в ее кассу – это операция, которая требуется правильного отражения. В случае неверного формирования проводок произойдет неправильное отражение данных поступления, что приведет к искажению финансовых результатов компании. В это в свою очередь может стать причиной довольно серьезных проблем с контролирующими органами.