Кто вправе утверждать образцы документов?

ПРИЛОЖЕНИЕ Б (справочное)

Рисунок Б.5 — Образец бланка конкретного вида документа организации

УДК 658.516:002:006.354

ОКС 01.140.30

Т54

ОКСТУ 0006

Ключевые слова: организационно-распорядительные документы, состав реквизитов документов, документ, бланк, гербовый бланк, учет, регистрация, контроль, реквизит

Электронный текст документаподготовлен АО «Кодекс» и сверен по:официальное изданиеМ.: Стандартинформ, 2007

Как правило, согласовывать образцы может исключительно генеральный директор. Как вариант, утверждением может заниматься руководитель организации.

Но если говорить о больших компаниях, содержащих некоторое количество подразделений, чаще всего правом на проведение процедуры наделены руководители разделов.

Доверенность не представляется обязательным заверять нотариально, достаточно печати генерального директора, поставленной в бумаге.

При этом, не важно, кто именно согласовывает бумагу, формат утверждения остаётся стандартным. Размещается гриф всегда в одном и том же месте.

Утверждение посредством подписи директора

утверждение документов

Такой вариант представляется самым элементарным. На процедуру не требуется много времени. После того, как руководитель ознакомится с содержимым образца документа, он ставит свой автограф, тем самым согласовывая его.

Последовательность утверждена ГОСТом и подлежит обязательному соблюдению.

  • Сверху прописывается слово УТВЕРЖДАЮ. Указанное слово пишется всегда в именительном падеже, в единственном числе и в настоящем времени.
  • Далее вносится должность, которую занимает руководящее лицо. Должность указывается под словом УТВЕРЖДАЮ.
  • Прописывается название компании. Название компании должно быть внесено полностью, в развёрнутом виде.
  • В последнюю очередь прописывается дата, согласно которой произошло согласование. Дата вносится фактическая.

К образцу приказа по ключевой специфике прибегают, если вместе с согласованием над бумагой необходимо выполнить еще какие-то манипуляции. О каких действиях идёт речь?

К примеру, познакомить всех специалистов компании с бумагой или вместе с тем аннулировать актуальную раньше бумагу. В этих случаях перед согласованием формируется ещё и приказ.

Форма утверждения и подпись это разные вещи. Перед тем, как происходит утверждение, на документе ставится автограф сотрудника, который стоит ниже по должности.

При проведении процедуры посредством внешних органов, на документе предварительно проставляет автограф генеральный директор компании, которая сформировала образец документа.

Утверждение посредством приказа

Иногда образец документа согласовывается приказом. Как происходит процедура? Образец документа издаётся и согласовывается. Для согласования, образец приказа передаётся руководителю.

После того, как процедура согласования приказа будет завершена, на нём ставит автограф руководящее лицо. Подпись проставляется на последней странице бумаги. После того, как подпись поставлена, документ проходит процедуру регистрации.

подпись директора

При утверждении прописывается номер образца приказа и дата его формирования. Так же, в этом случае, документ, в отношении которого было согласование, представляется приложением к приказу на утверждение образца.

Из-за такого правила, частенько возникает некоторая путаница. При этом, в утверждаемом образце документа должна содержаться информация о том, что образец является приложением. Обязательно для внесения указание на то, что бумага прилагается к определённому приказу.

Утверждение посредством внешних органов

Существуют такие компании, утверждение документов которых, должно производиться органами, которые стоят выше. К такой категории относятся организации, которые пользуются какими- либо льготами.

Так же, в этой ситуации, доступен и третий вариант действий. В чём он заключается? Допускается формирование письма. Письмо пишется согласно установленному образцу. Сначала формируется сам документ, который подлежит утверждению.

Бумага заверяется руководителем компании. После чего формируется письмо, в котором выказывается прошение об утверждении.  Письмо отсылается или передаётся с курьером на адрес организации, которая должна утвердить бумагу.

После согласования происходит утверждение, о чём уведомляется посредством обратного письма. В ответном письме содержится информация о согласовании или обозначаются причины, по которым в согласовании отказано.

Когда утверждённый таким образом документ, передаётся в архив, сопроводительное письмо передаётся вместе в образцом бумаги. Письмо является приложением к согласованной бумаге.

При согласовании документа с несколькими организациями, формы утверждения проставляются на одном уровне. При этом, даты согласования, указанные в грифах, могут отличаться.

Какие нюансы следует учитывать при формировании грифа?

Гриф непременно наносится на верхний правый угол первой страницы документа. Такое правило прописано в ГОСТе. Форма наносится один раз и не дублируется на последующих страницах.

Гриф находится на главной странице. Наличие даты в форме представляется непременным условием при её формировании. Дата должна быть фактической и актуальной.

При этом, датой формирования документа, считается последнее утверждение. Согласно последней дате бумага наделяется юридическим действием.

Предлагаем ознакомиться  Как составить протокол собрания жильцов многоквартирного дома образец

Какие документы подлежат утверждению?

  1. Акты, которые формируются по факту проведения проверок. Акты, которые формируются при приёме работ. Акты, которые формируются при ликвидации компаний, и сопутствующих этому процессу действий, таких как списание оборудования, передача дел или списание оборудования. Акты, которые формируются по факту завершения экспертизы.
  2. Договоры, заключенные с подрядчиками при заказе какого- либо вида работ. Договоры, которые заключены по факту снабжения компании. Договоры, которые заключены с материально ответственными лицами.
  3. Задания, сформированные в отношении специалистов, которые должны что- либо спроектировать или построить. Задание, сформированные в отношении специалистов, которые должны провести какие- либо исследования.
  4. Заявления, которые сформированы в отношении приобретения какого- либо оборудования.
  5. Правила, которые указывают на должностные обязанности и полномочия, а так же обозначают распорядок трудового времени. Инструкции, которые указывают на правила, действующие при ведении делопроизводства. Правила, которые содержат нормативы техники безопасности.
  6. Образцы документов, которые указывают на количество расходных материалов и оплату коммунальных платежей. Документы, которые регламентируют численность штата.
  7. Отчёты, которые несут в себе информацию о командировках. Отчёты, которые несут в себе информацию об исследованиях.
  8. Списки специалистов, рабочее время которых не нормировано. Перечни организаций, которые пользуются льготами. Документы, для которых предусмотрен срок хранения.
  9. Планы, которые составлены в отношении строительства или производства. Планы, которые структурируют исследовательскую деятельность. Образцы документов, посредством которых планируется внедрение техники. Документы, посредством которых планируются поставки и рассортировка продукции.
  10. Документы, которые содержат в себе информацию о премиях. Образцы документов, которые содержат в себе устав организации.
  11. Документы, которые передают планирование командировок. Планы каких- либо рабочих мероприятий.
  12. Документы, которые содержат в себе информацию о затратах, понесённых при строительстве.
  13. Образцы документов, которые несут в себе информацию о стоимости заказанных работ.
  14. Документы, которые несут в себе информацию о стандартах.
  15. Документы, которые несут в себе информацию о числе сотрудников и структуре подразделений.
  16. Образцы документов, которые несут в себе информацию о тарифах
  17. Формы документов, которые унифицированы.
  18. Документы, содержащие информацию о расписаниях и внесённых в них изменениях.
  19. Организационные образцы документов.

Предисловие

1 РАЗРАБОТАН Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы РоссииВНЕСЕН Научно-техническим управлением Госстандарта России

2 ПРИНЯТ И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст

3 ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ

4 ПЕРЕИЗДАНИЕ. Март 2007 г.

1 Область применения

бумаги на столе

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), — постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее — документы), включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000).

Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.Схемы расположения реквизитов документов приведены в приложении А; образцы бланков документов — в приложении Б.Требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми.

2 Состав реквизитов документов

01 — Государственный герб Российской Федерации;

02 — герб субъекта Российской Федерации;

03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 — код организации;

05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 — идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 — код формы документа;

08 — наименование организации;

09 — справочные данные об организации;

10 — наименование вида документа;

11 — дата документа;

12 — регистрационный номер документа;

13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 — место составления или издания документа;

15 — адресат;

16 — гриф утверждения документа;

документы и бумаги

17 — резолюция;

18 — заголовок к тексту;

19 — отметка о контроле;

20 — текст документа;

21 — отметка о наличии приложения;

22 — подпись;

23 — гриф согласования документа;

24 — визы согласования документа;

25 — оттиск печати;

26 — отметка о заверении копии;

27 — отметка об исполнителе;

28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 — отметка о поступлении документа в организацию;

30 — идентификатор электронной копии документа.

ПРИЛОЖЕНИЕ Б (справочное). ОБРАЗЦЫ БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ

3.1 Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, часть I, ст.5021).

Предлагаем ознакомиться  Социальные выплаты кому положены

3.2 Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

3.3 Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

3.4 Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

3.5 Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

3.6 Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

3.7 Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

3.8 Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии — полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.

Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации.

3.9 Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

3.10 Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

3.11 Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола — дата заседания (принятия решения), для акта — дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год.

День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами.Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003.Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.

3.12 Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

3.13 Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

подпись руководителя

3.14 Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

Минюст России
Департамент информатизации
и научно-технического обеспечения

Генеральному директору
ОАО «Северные регионы»
В.А. Лагунину

или

АО «Электроцентромонтаж»
Главному бухгалтеру
В.М. Кочетову

Администрации районов
Московской области

Главному редактору
Издательского дома
«Медиадом»
Н.В. Семиной

Государственное учреждение
Всероссийский научно-исследовательский
институт документоведения и архивного дела
Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

Образцову О.П.
ул. Садовая, д. 5, кв. 12,
г. Липки, Киреевский р-н,
Тульская обл., 301264

УТВЕРЖДАЮ
Президент ЗАО «Ростекстиль»

Личная подпись

В.А. Степанов

Дата

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
АО «Электронные технологии»
Личная подпись Л.В. Кузнецов
Дата

УТВЕРЖДЕН
решением общего собрания
акционеров от 05.04.2003 14

или

УТВЕРЖДЕНО
приказом ВНИИДАД
от 05.04.2003 82

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

Морозовой Н.В.
Федосеевой Н.А.

Прошу подготовить проект
договора с Консалтинговой группой
«ТЕРМИКА» к 05.10.2003
Личная подпись
Дата

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

3.18 Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.Заголовок может отвечать на вопросы:о чем (о ком)?, например:Приказ о создании аттестационной комиссии;чего (кого)?, например:Должностная инструкция ведущего эксперта.К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

3.19 Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».

3.20 Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.).

Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Предлагаем ознакомиться  Приказ об увольнении при смерти работника образец

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) — решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы — распорядительную часть без констатирующей;

письма, заявления — просьбу без пояснения).В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации — автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).

В письмах используют следующие формы изложения:- от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);- от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);- от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»).

ПРИЛОЖЕНИЕ Б (справочное). ОБРАЗЦЫ БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ

20 мм — левое;

10 мм — правое;

20 мм — верхнее;

20 мм — нижнее.

4.2 Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

4.3 Бланки документов оформляют в соответствии с приложением А. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

4.4 В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков — угловой (рисунок А.1) и продольный (рисунок А.2).

4.5 Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:- центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);- флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

4.6 Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:- общий бланк;- бланк письма;- бланк конкретного вида документа.

4.7 Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.

4.8 Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

4.9 При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

https://www.youtube.com/watch?v=8mi_H-tzNBo

ПРИЛОЖЕНИЕ А (справочное)